¿Eres autónomo o una pequeña y mediana empresa (PYME) en España?
Si es así, debes estar al tanto de la nueva ley que regula la facturación en el país. La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en octubre de 2022, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para empresas y profesionales autónomos.
¿Qué es la Facturación Electrónica?
Según el Ministerio de Hacienda, una factura electrónica es, en esencia, una factura. Sin embargo, para clarificar, se define como una factura emitida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales, donde se documentan operaciones comerciales concertadas entre ellos.
A diferencia de las facturas tradicionales, las facturas electrónicas deben emitirse a través de un programa de facturación y deben permanecer accesibles para su destinatario, tanto para su lectura como para su descarga o copia, durante al menos 4 años.
Requisitos de la Facturación Electrónica
Además de ser emitidas electrónicamente, las facturas deben cumplir con ciertos requisitos, que incluyen:
- Estar firmadas con firma electrónica.
- Contener un código único de identificación.
- Informar sobre su estado, como aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, pago parcial de la factura, y cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con detalles adicionales.
- Emitirse a través de una plataforma homologada.
- Acompañarse de información adicional en formato PDF.
Al igual que las facturas tradicionales, las facturas electrónicas deben incluir los mismos datos obligatorios (datos de las partes, identificación fiscal, impuestos detallados, etc.)
Impacto en las Empresas y Autónomos
Este cambio legislativo implica que PYMES, y autónomos deben adaptarse a la digitalización total de sus facturas, lo que supone dejar atrás el uso del papel. Esto conlleva formar a las plantillas para que aprendan a utilizar los programas de facturación electrónica.
Además, las empresas deben facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas. También deben permitir a sus clientes acceder a sus facturas electrónicas durante, al menos, los últimos 4 años.
La Ley también introduce otras novedades, como la inclusión del código QR en las facturas y la garantía de integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
¿Quién está Obligado?
La Ley Crea y Crece generaliza el uso de la facturación electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B).
Así, tanto empresas como profesionales autónomos deberán facturar electrónicamente en sus relaciones con otras empresas y profesionales.
Inicialmente, esta obligación afectará a aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año. Sin embargo, en el plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento, todo el sector privado español deberá hacer uso de la factura electrónica obligatoria en sus relaciones B2B.
Es importante notar que la obligación de la factura electrónica no afectará a sus relaciones con consumidores o clientes finales (B2C). Asimismo, ciertos tipos de factura, como las facturas simplificadas y las no obligatorias, quedan fuera de esta obligación.
Posibles Sanciones
Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían incumpliendo la Ley, lo que constituiría una infracción administrativa. Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.
Así pues, la adaptación a la facturación electrónica se convierte en una tarea esencial para las empresas y profesionales autónomos en España.
Es un cambio que implica un esfuerzo inicial, pero que a la larga puede traer beneficios en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.