Una de las funciones de la gobernanza de datos es, precisamente, preservar la información y protegerla frente a robos o pérdidas, lo que puede acarrearnos innumerables problemas, desde operativos hasta legales.
Para prevenir estas situaciones, nuestro servicio de gobernanza opera en tres frentes:
Hardware
El primer problema en cuanto a la seguridad de los datos es el hardware que los almacena y maneja, que puede fallar, corrompiendo los datos o haciéndolos inaccesibles en la práctica.
Un hardware sólido y resistente es clave; aquí hablamos fundamentalmente de ordenadores y discos duros.
Obviamente, marcas y modelos de prestigio ofrecen mayores garantías y confianza al respecto.
Nuestros equipos también pueden tener elementos que faciliten el acceso no autorizado, como Bluetooth o wifi con bajos o nulos niveles de seguridad.
Otro de los problemas asociados al hardware es utilizarlo «para todo»: para el trabajo diario, la gestión, ver vídeos o almacenar las fotos de la familia.
Esto supone un problema de seguridad, ya que, tarde o temprano, acabaremos conectando un USB con algún tipo de software malicioso, descargando una aplicación que «abra puertas» no autorizadas o enviando por error lo que no queremos a quien no debemos.
Por ello, contar con un equipo asignado únicamente a la gobernanza de datos y a funciones de gestión delicadas es una garantía en este sentido.
Recurrir a primeras marcas no implica necesariamente una fuerte inversión: se pueden adquirir portátiles reacondicionados de probada solidez y calidad por menos de 200,00 USD, y, al ser modelos «antiguos», incluso puedes utilizarlos en modo «paranoide» (ver más adelante).
Por tanto, la primera piedra sobre la que construir nuestro sistema dedicado a la gobernanza de datos será un buen ordenador, por ejemplo, un portátil reacondicionado (200,00 USD), más un disco duro USB para copias de seguridad.
El disco externo, por favor, que sea nuevo y de cierta calidad; los puedes encontrar por debajo de los 50,00 USD.
No necesitas mucha capacidad si sigues nuestro modelo de gobernanza.
Y, si no te resulta cómodo manejarte con un portátil, tienes dos opciones: añadirle un teclado y monitor externos o utilizar un miniordenador que, en el mismo rango de precios, cumplirá las mismas funciones y te ofrecerá las mismas prestaciones.
Opción recomendada: Lenovo ThinkPad X270
Software
Aquí viene la clave del método de gobernanza: utilizar únicamente software apropiado y que cumpla los requisitos de seguridad y privacidad requeridos.
Por supuesto, utilizar Windows o las aplicaciones de Google no es aceptable bajo ningún concepto.
Partimos del hecho de que los usuarios no son expertos informáticos, y los productos «gratuitos» de estas marcas no se caracterizan ni por su seguridad ni por su estabilidad, y mucho menos por respetar la privacidad de los usuarios.
Para reforzar la seguridad base, necesitamos, para empezar, un sistema operativo que sea:
- Estable: que no falle, que no se caiga, que no se ralentice sin motivo aparente.
- De bajo mantenimiento: que no requiera un mantenimiento complejo ni continuado; es decir, que pueda funcionar de forma desatendida sin exigir continuas y molestas actualizaciones.
- Privado: que no esté enviando datos sin consentimiento a terceras partes.
- Seguro: que proteja activamente los datos mediante encriptación nativa y no permita accesos no autorizados al sistema.
- Personalizable: no hay dos profesionales o pequeños negocios con los mismos requisitos ni las mismas preferencias, por lo que el sistema debe poder adaptarse a cada caso.
- Eficiente: capaz de manejar sin problemas las tareas de gestión, generación o consulta que se le soliciten.
- Capaz: debe disponer de aplicaciones y herramientas que respondan a las necesidades reales del usuario.
- Sencillo de manejar: con una interfaz intuitiva y agradable, que no requiera conocimientos específicos para el uso diario.
¿Qué cumple todos estos requisitos, y bastantes más?
Debian GNOME. Sí, una distribución Linux que nos va a permitir blindar nuestro equipo en lo referente a seguridad a nivel corporativo.
De hecho, vistos los continuos robos de datos a grandes compañías y organismos gubernamentales, diría que ofrece de serie una seguridad muy superior a la que demuestran dichas entidades.
Pero, además, es funcional, sencillo de utilizar, personalizable y realmente muy bonito y agradable en el día a día.
Sobre el sistema añadiremos una serie de herramientas nativas, open source, que implementen la seguridad: gestores de contraseñas con encriptación, cortafuegos, antivirus (sí, si es necesario también en Linux) y copias de seguridad automatizadas.
Aplicaciones y utilidades
Una vez contamos con el hardware y el sistema que nos proporcionan una base segura y estable, es el momento de hacer que estos sean útiles para el usuario.
Cada persona y cada negocio son un mundo: tienen diferentes necesidades, distintas habilidades tecnológicas y operan en campos diferentes, cada uno con sus particularidades.
Nuestro trabajo como consultoría es identificar estas necesidades y preferencias y ajustar la elección de herramientas a dicha realidad, para que sea algo sostenible a largo plazo, tanto por su operativa —esto es, que cumpla los requisitos exigidos— como por no generar hastío, rechazo o problemas de usabilidad por parte del usuario, tanto si lo utiliza diariamente como si se limita a una actualización y revisión periódica de datos.
Siempre que sea posible, buscaremos herramientas open source, alojadas en el propio equipo, independientes y aisladas, pero, sobre todo, que se adapten a las necesidades reales, no a lo que sea «chuli» o esté de moda.
Mantener un sistema de gestión de datos e información simple es siempre deseable: documentos de texto en Markdown serán siempre mejores que recargados ficheros de Word o similares.
En este sentido, te recomendaremos las aplicaciones y herramientas que cumplan tus requisitos, con la eficiencia, la estabilidad y la sencillez como principios.
Factor humano
Todo sistema se rompe siempre por su punto más débil, y en este caso suele ser el factor humano.
Ya sea por falta de conocimiento, por descuido o por circunstancias intangibles, incluso contando con herramientas (hardware y software) eficientes y seguras, la pérdida o el hurto de datos suele provenir de quien los maneja.
Y aquí es donde nuestro servicio de consultoría cobra sentido.
Recomendar un equipo o un software es fácil; configurarlo solo requiere unos conocimientos básicos, algunos tutoriales en línea y un poco de atención. Cualquiera puede elegir y configurar el equipo necesario.
Pero llevar una gobernanza de datos eficaz queda en manos del usuario, y para hacerlo de forma eficiente es preciso contar primero con un método o sistema.
Esto, en muchos casos, requiere un proceso complejo, ya que no todo vale ni funciona igual para todo el mundo, como si fuese una solución empaquetada.
Nuestro servicio incluye el desarrollo de esta metodología personalizada, formación en el manejo de las herramientas (aplicaciones) y también en el área de gobernanza de datos y gestión del conocimiento, sin olvidar las implicaciones legales que, en cada caso y territorio, deban tenerse en cuenta.
Con todo esto, si te estás planteando implementar algún tipo de sistema para manejar y preservar tus datos e información relevante, ya sea profesional, financiera o de conocimiento, consúltanos sin compromiso y te responderemos con consejos y una propuesta económica (sí, hacemos esto por dinero) sobre lo que podemos empezar a negociar para llegar a un acuerdo de colaboración satisfactorio.